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佐佐木香《活用記事本設定工作目標》

Published on 2010年4月12日 in 时间管理. 0 Comments Tags: .

昨天去参加了一个《小强求职记》作者邹鑫组织的小众的用纸笔做时间管理的沙龙会。

听到林卓毅分享的佐佐木香（SASAKI KAORI）《活用記事本設定工作目標》（Hobonichi Techo）。觉得这个记笔记的方式还真是很有意思。

日本文化与文具结合的产业还是相当有特色的，很多介绍“手帐”的书籍都有这种配套的“手帐”配套出售。

佐佐木香（SASAKI KAORI）的这套日程记录方法（Hobonichi TECHO），俨然就是一个产业。

就像moleskiner.cn站长Guccio昨天说的，“我只是把Moleskiner作为GTD的Inbox，我喜欢有品位的生活，Moleskine满足我的这个诉求。”

Hobonichi的这套记录方法，满足了白领,年轻人（应该是她的日记本的广泛客户）的诉求。

就如同前通4.5元RMB的A6日记本满足了我记录我每日不断产生的想法，涂鸦，记录，笔记，日记的诉求一样。

佐佐木香的记事本记录方法：

扯远了，来说说这种佐佐木香的日程笔记本是如何记录的，请看这。（需要日文基础）

有台湾的朋友翻译过，就此引用：

  • 1. 從點到面的使用：一個行動開始的時間用筆圈起來，然後所花費的時間，以一條箭頭直線畫出時間區塊，什麼時間該做什麼事情，就可以一目瞭然。
  • 2. Do’s List直接寫在時間欄內：任務不要只寫在任務清單，直接寫在時間欄內，達成率較高。例如：中午12點到12點半有空檔，可以背10個英文單字，那麼就在 12點到12點半之間寫下”背英文單字”這件任務。這樣每天背10個英文單字的任務比較容易達成。
  • 3. 跟自己約會：自己獨處的時間就當作跟自己約會，也要寫在記事本裡；搭電車時間、寫企劃書的時間、寫賀卡感謝卡的時間、上健身房的時間…..一旦下定決 心要做的事情，就跟自己訂個約會，寫入行事曆中。
  • 4. 所有事全寫在同一本記事本裡：工作的事、私人的事、家人的事….千萬不要分別寫在不同本子，全寫在一起，安排行程時才不會衝突。別忘了自己才是自己人 生的主角
  • 5. 主角是”我”：計畫是為了讓自己生活得快樂，某些事沒有在預定時間內完成也沒關係，只要在其他空閒時間完成也可以。

我就此点评一下：

  • 1.大概就是形成块状的时间，方便自己集中时间完成一件事情。
  • 2.这个是比较新颖的方法，常常我会把TODO扔到手机或者本子里面就完事了，没有思考，这件事情我今天放到哪个时间段去完成呢？强迫把Todo任务分拆到具体的时间去完成。

同时分解成小任务，放到相应时间，前面打上一个框，满足自己完成任务打钩的自我满足感。

看到这个我想到，其实跟GTD的Project分解有点像。必须要把任务分解到具体时间具体地点去执行。不过这里应该没有Context(情景)这个分类。只是放到记事本中去。

通过这样的方法可以避免每天早晨写一大堆Todo显得自己很牛逼很超人，但是实际不会去完成的情况。

  • 3.这个我没明白，大概意思，这种appointment如果不是需要和别人发生的，也要写上去？
  • 4.这个好理解，时间是一维的，尽管你有工作，家庭，娱乐，朋友几个不同的维度，但是这些广维度的信息，只能扔到时间这一个维度上。至于牺牲哪个，使用哪个，大概是你自己的选择了，

如果你能平衡好，不就是所谓的“Work and Life Balance”吗？

  • 5.大概就是弹性时间的意思，日程是死的，别一根筋，把自己逼上梁山，写一堆日程，完成不了，然后不停抱怨，God，今天又不能完成了。不过这种事情肯定不会发生在我身上，我个性本质是慢条斯理。我选择现在的offer也是这个道理。

另外，佐佐木香（SASAKI KAORI）提倡每半个小时要检视一下自己计划的执行，这也是非常重要的，就像每半个小时给自己打一次考勤（check）。

佐佐木香的培养计划力的五步骤

  1. Step1 將想做的事一個個明確列出
  2. Step2化成具體「數字」
  3. Step3決定先後順序
  4. Step4具體算出可用天數
  5. Step5寫在 記事本上

我的理解：

  • 1.你想成为什么样的人？你应该做什么样的事情？比如有的同学想出国，考G和T几乎是不外法门吧。那把准备这些事情需要的小的事情都写出来。

这些事情包含：比如报班，给ETS送钱，蹂躏红宝蓝宝，跟delta神交。

  • 2.把想做的事情量化，比如每月读书两本，化成每天读多少页这样执行力会高一些。

想起当时我在红宝书里面，list后面塞进了10元人民币。不仅量化，而且货币化了。

比如那个网络上很流行的篱笆女的故事。篱笆女想找到合适的BF的概率 200/680万＝0.0029%，约为 1/34482。因此篱笆女故事成为现实的前提条件是篱笆女每日见100个合适的男性。

一天按照10小时算，因此篱笆女的Calendar应该设置为每小时见10个相亲对象，每个6分钟，算到这的时候，我突然领悟到“8分钟约会”原来还是有科学道理的。

大家有空也可以算算凤姐需要每天见多少清华北大高材生才能相亲成功。

  • 3.所谓四象限判断，根据轻重缓急分别进行排序。

我在前面一篇时间管理的文章中，提过这个Covey’s Quadrant ToDo

不过这个有一个大问题，什么权重来决定一个事情还是不重要呢？昨天聚会的时候，一位GTD执行者吕雷提到，他在执行这个判断的时候，选择从公司和老板的角度来考度，因为有的时候如果从自身角度考量，可能不客观，如果从职场的角度考察，从老板的角度考虑也许会给你的职场提升带来不一样的改变。因此在不同的时间，判断应该是不同的。

打个比方,跟不同女人吃饭如何在四象限中排列：

A.跟女友吃饭 B.跟老婆吃饭 C.跟女性朋友吃饭 D.跟丈母娘吃饭哪

如果还没女朋友，C可能是又紧急又重要；如果有了女朋友，A可能是又紧急又重要；丈母娘考察的时刻，D可能是又紧急又重要；结婚后，B可能是又紧急又重要，D就爱哪儿哪儿吧, 同时C这种事情就应该低调，就算和C约会，最好别骚包的放到Calendar了。

  • 4.计算任务所需的时间很重要，这样防止todo不停的拖下去，否则长时间的挫败感会影响你的工作效率。
  • 5.我觉得写在本子上，写在PDA，写在智能手机都是可行的。

其实觉得，定目标和定Todo都可以使用所谓的“S.M.A.R.T原则”。

写在最后

为什么需要时间管理

因为为了实现自己的梦想，为了让自己变得更快乐。你决定如何投资你的时间就决定了你成为什么样的人。

你用什么本子和方式并不重要。

推荐阅读：

朴素GTD原理

Time Management=Life

Time Management = Life 时间管理的分享

Published on 2009年9月21日 in Toastmasters and 时间管理. 5 Comments Tags: , , .

9月15日我在人民广场Toastmasters俱乐部分享时间管理的技巧，为了准备这个10分钟的东西，花了大概5 6 个小时，去看资料，复习了一下看过的David Allen的Getting Things Done，外加看了Randy Pausch关于Time Management的讲座，以及小强升职记等几本书。综合了一下做了一个简化的版本。

总的来说就是介绍Time Management三个武器：

  • Time Log
  • Covey’s  Quadrant ToDo
  • GTD Work Flow

1.武器一：Time Log：

记录一天当中时间到底花在了什么地方，方便我们将效率最高的时间花在做最重要的事情上面，同时克服一些妨碍工作效率的东西，比如不停响的IM，Email提示，没有效率的电话和会议；

2.武器二：Covey’s Quadrant ToDo：

把事情先不管大小分割为ToDo，然后按照轻重缓急分类为四个象限，针对不同象限中的事情，不同对待；

主要是从原理上分析我们工作的压力主要来自哪里,　如何把宝贵的时间投入到可以提升我们自身的事情上来。

3.武器三：GTD Work-Flow

把所有的事情都从大脑中清空，按照Actionable和Unacthinable进行分类处理，形成一个不让自己有压力的工作流程.

这是简略的介绍，PPT如下：

Time Management = Life

View more presentations from daibin.

因为当时没有投影仪，所以在做分享的时候，只是拿了我的笔记本给大家看，效果不是非常的好。所以演讲的时候就带有一定的情绪，虽然我觉得我已经控制了我的情绪，但是有观众时候和我反应了。

我还想把这个东西再加强一下，到其他俱乐部分享一下。

因为觉得做的不好，所以我就没有录像。不能看到视频了。

如果你想下载这个Time Management的PPT，可以去下面地址下载。Time Management by Ben

《吃掉那只青蛙》读书笔记

Published on 2009年4月9日 in 时间管理. 0 Comments Tags: , .

吃掉那只青蛙，拒绝穷忙，把时间留给最重要的事。

发觉副标题的翻译远远比原版的英文副标题好，特别是穷忙一词。

21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time

这边有英文电子版的下载。

在卓越买一堆书的时候，顺手看到这本想买的书就买了回来。对时间管理的书籍一直非常有兴趣，原来阅读研究过David Allen的Getting Things Done，也学习把GTD哲学使用到手机当中，还学习过晨间日记的方法，我发现我越学习这些东西越发觉自己工作的无序，时间就匆匆从我的手中流过去了。没有一项东西我是坚持到现在的。看了这本书给我一些启发，比如不要做科技的奴隶，其实一些要着的事情，直接写进纸质的Calendar就可以了，我也没有忙碌到需要每分每秒都要计算我的时间放到哪里的方法。

我想分析一下这本书和David Allen的GTD那本书有什么不同和相同点：

先说说Eat That Frog《吃掉那只青蛙》这本书的比较特别之处，在和GTD对比的基础上：

  • 1.《吃掉那只青蛙》这本书里面，Brian Tracy把要做的事情比喻成青蛙，这是一个很有创举的事情，当然这和他教育背景比较浅有很大的关系；从书本营销的角度来说，这个比喻要比什么“高效能完成”，“时间管理高手”等书名来说，要更加利于营销，消费者容易被书本吸引；
  • 2.《吃掉那只青蛙》侧重于道，Getting Things Done侧重于术。《吃掉那只青蛙》里面没有没有太多的技术的教导，不像GTD有一套完整的如何处理事情的流程，用老话来说，Eat that Frog更加侧重的对“道”的理解，比如在计划-抓住关键点-执行-形成习惯等等，这些都是比较常见的成功人士做事情的原则；而GTD就有一整套的时间管理流程，比如2分钟判断法，是do it now 还是延迟，是交给别人做，还是等待放进Calendar，都有着比较严格的规定。这些复杂的规则造成了GTD在掌握上的不易入门，要不然也不会有人出了 GTD FAST Leaning 这本书了，有的时候想许多人花那么多时间学习复杂的GTD，为什么不简化一些，总的感觉Getting Things Done相对《吃掉那只青蛙》在“术”上强调的更多一点。
  • 3.两者执行难度不同。《吃掉那只青蛙》的体系要比GTD简单的多，就是常见的解决思路，每天早晨，花15分钟想你要着的事情，根据轻重缓急分为ABCDE几个登记，做那些可以逐步改变你命运的事情，想想清楚会改变局面的最重要的3件事情；运用一些常见的原则：比如80/20法则，说道80/20法则，看到我看的《麦肯锡》方法里面也着重提到了这个操作思路，其实回想我大学的学习，我是反过来，花了80%的时间，只是获得20%的回报，不知道什么是学习上最重要的事情，什么是不重要的事情。虽然每天花了数个小时自习，但是我一直都是排斥的态度去学习，学的很艰难，学习的效率很差，学的也不好。就像《吃掉那只青蛙》的副标题当中说的：拒绝穷忙，把时间留给最重要的事。太多的时间留给了穷忙，没有做好规划，到了现在这个年龄，职业规划就变得相当的重要，任何时间的付出都是需要付出机会成本的。
  • 4.两者提高效率的方式不同。Brian Tracy提倡的是大块时间集成完成一项任务，这样可以提高工作的效率，GTD的强调的是context，在某个场景下做某个事情，在某个时间段做某个事情，这两者还是有比较大的不同的，前者可以提高你的工作效率，后者可以让你忘记那些让你不停焦虑的琐事，好让你集中精力完成应当做的事情，从某种角度来说，两者也是共同的。

两者的相同点：

  • 1.GTD和Eat That Frog两者都有一个基本的假设前提：人们的时间都是不够的。Eat that Frog是采用计划，划分事情的等级，做最重要的事情，最可以改变你的命运的3件最重要事情；GTD是采用的方法是，把所有的事情按照context，按照完成所需要的时间跨度（短时间可以完成的，还是project），按照完成人的类型（自己能做的，需要他人做的）这几个方法来分类，像屠夫解牛一般，把所有的事情都进行化解到可以短时间可以完成的任务块。虽然方法不同，但是最终的目标都是把时间效率提高，榨取人们不能改变的时间长度。
  • 2.行动，行动，行动起来：这个应该都不难理解，学习再多的理论，不去应用都是不行的。
  • 3.不要陷入技术陷阱：现在学习GTD的人们，包括我自己都有这个倾向，都去想，什么软件可以帮助我实现GTD，什么软件可以帮助我提高效率，但是最后人们发现，我们在学习软件上面花掉了太多的时间，花去了太多的事情去思考最本质的东西，花太多的时间去选软件，去琢磨哪个软件少操作一步，提高了效率，技术真的是时间管理最重要的事情吗？是不是我们太过于迷恋技术，特别是理工科背景的人都有这种执着的追求软件效率的倾向。Brian在说中说，“不要陷入技术的陷阱”。简单才是最重要的，就如同金庸小说当中的扫地僧，真正的高人，只是需要一把扫帚，就可以横扫天下。David Allen在自己曾经说过，自己的Getting Things Done没有去用什么软件，就是palm自带的四大天王。这两者都没有执迷于技术，技术是用来提高我们工作效率的，而不是控制我们的野兽。

上面就是我对这两本书浅显的对比。理解也不是非常的成熟。不过原创，转载请注明出处。

把《吃掉那只青蛙》目录摘录下来：

Continue reading ‘《吃掉那只青蛙》读书笔记’

朴素GTD原理

Published on 2009年3月13日 in 时间管理. 5 Comments Tags: .

朴素GTD原理：

首先，分清楚那些是actionable的?如果不是，直接放入到Calendar里面，提醒就好了，比如某日某时间一个会议。

收集

GTD理论的基本原理就是：

事情来了以后，放进Inbox，先判断是否2分钟可以完成:

  • 是，do it
  • 不是，有三种操作方法： delete  defer delegate

我觉得这个方法很科学，基本思路就是认为人的大脑是单向进行的，如果同时处理多项事物，会干扰你的思维，比如你在写一篇报告的时候，这个时候你的IM通讯软件是开着的，你的Email提醒也是开的，这些时不时冒出来的提醒会把你的事物割裂成几个分段，严重影响了你的工作效率。这个时候，如果按照GTD的Work Flow的话，你需要做的就是排除你的焦虑感，把所有的需要做的东西，放进你的inbox，这样的话，直接利用2分钟判断，来进行这个work flow。

但是我觉得这个2分钟判断是不太准确的，我觉得很多事情是需要很长的时间去完成了，如果为了这个2分钟的原则，拼命的把所有的事情分成2分钟的task，那么对执行的效率是有影响的，我觉得可以用15分钟，或者20分钟的判断方法，这样的话可能稍微好点。

好了，事情收集完毕。

处理

如何处理你收集到的，如何去清空你的inbox呢？

这里需要用到GTD里面常用的概念，context，context的意思是你完成一件事情的场景，比如你如果写博客的话，肯定是在电脑前面，你就可以在编辑一个@computer的分类，一些东西需要在超市购买的，那就选择一个分类@shopping，需要在办公室完成的事情，你直接处理成@office，等等。我觉得一般就差不多够了。

那些15分钟无法完成的事情，如果是不重要的，直接delete，为了简化GTD的流程，我把需要别人做的，以及需要等待的事情都放到“waiting for”里面。

执行

直接根据的context场景去执行，比如你在office的时候你就做你在office的事情。

在这边我要把 The seven habits of highly effective people里面一个重要原则拿过来使用。

这本书里面有一个原则就是：

把事情分为两个维度去判断：

事情的紧迫度 以及事情的重要性

在做事情的时候，优先做那些紧迫但是不是非常重要的事情，同时对不紧迫但是非常重要的事情，提前做好规划。

比如我周五老板要开组会，今天是周四，那我的紧迫的事情就是完成我的周报。

但是我还想找到一份实习，因为这件事情可以对我的求职非常有帮助，我就可以在完成周报的时候，去网络寻找一些机会，规划我大概什么时间需要写好简历，并投出去。

回顾：

在上面事情完成以后，你在每天的中午以及晚上就需要根据你事情的完成情况，自己做一个review，看看哪些已经完成了，我的建议是不要一天给自己安排太多的事情做，否则挫折感会非常的深。

这是我的简化版本的GTD原理，其实完整版的要比这个复杂。

过段时间写如何用Blackberry实现上面朴素的GTD原理。